增强秘书公关意识，架通企业公关桥梁

　　随着改革开放的逐步深入，工厂企业与客户、企业界、经济界、新闻广告界以及外国客商发生联系越来越多，在目前各企业大都还没有设置专职的公共关系工作机构的情况下，企业办公室作为一个单位的“门面”和“窗口”，在认真履行“参与政务、管理事务、搞好服务”职责的同时，应主动承担起“内求团结、外求发展”的公关工作重任。而且，当今企业面对激烈竞争的大市场，为了取胜和求得生存发展，厂长经理需要办公室各方面强有力的辅佐。而办公室主任和秘书运用公关谋略，做好公关工作，为企业宣传扩大影响和为企业领导人的社会交往穿针引线、铺路搭桥，这不仅是当前办公室对领导辅佐的重要方面，也是办公室介入企业的生产经营活动，当好领导的参谋助手的一项基本职能。
　　搞好公关工作首先要加强公关意识，公关意识的强弱决定了公关工作的好坏与成败。什么是公共关系呢? 根据英国公共关系学会对公共关系所下的定义：  “公共关系就是在组织和它的公众之间建立和维持相互了解、有目的、有计划的持续过程”。而这里指的公关意识即关于利用公共关系这种现代管理方法来处理组织各种事务的总体观念。有没有公关意识，在一定意义上是衡量领导和秘书人员是否具有现代化水准的一个重要尺度。若想使自己的组织获得社会公众的支持和合作，就要坚持和公众的长期、友好、和谐的沟通和协调。尊重公众的观念是公关意识的基础。纵观当前企业公关工作现状是不能令人满意的，这主要是对公关工作的认识、意识、观念上还存在一些问题：(1) 对公关缺乏自觉意识。由于长期受计划经济、封闭观念的束缚和影响，对现代开放社会客观存在的公共关系和公关工作视而不见，不当一回事，把企业与别单位的工作联系和经济技术往来看作公事公办，无须搞什么公关工作；(2) 对公关工作不认真不热心。思想上承认有公共关系，在行动上不重视，不认真，有的应付差使，马虎凑合，有的当作额外负担，有的“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”；(3) 低标准。庸俗化。有的人认为公关工作就是迎来送往，接待客人，把公关工作局限于接待工作，更有甚者把公关工作视为拉拉关系，吃吃喝喝。凡此种种，都是公关意识浅薄，对公关工作重要性和必要性认识不足的表现，必须及时予以克服。
　　公关工作的根本目标在于使企业在社会上和公众中建树起良好的形象和信誉，这是企业谋求生存、争取发展的重要基础和条件。良好的信誉和形象可以给企业赢得众多公众真诚的支持和合作，使自己在和谐的社会环境中施展经营运作和实现经营目标。因此，企业办公室必须围绕上述目标，精心拟订公关计划，运筹公关谋略，调动各种公关手段，为扩大企业影响，提高企业的知名度，为企业领导人与社会方方面面的联系交往架起公关桥梁。笔者认为，当前企业要架通五座公关大桥。
　　1、架通企业与客户的桥梁。客户(含用户)是企业的“上帝”。办公室是来客接待的第一站，是反映企业形象的“窗口”。客户来访、洽谈、订货，办公室同志特别是负责公关接待的秘书，应做到文明礼貌，笑脸相迎，热情接待，介绍企业和产品情况，给客人以好客可信感。不仅要引见客户与企业领导或有关的职能部门洽谈，而且要按照不同对象安排好生活和业余活动。杭州二棉厂办公室同志自改革开放以来，在领导的授权和具体指导下，不仅接待了众多的国内客户，还接待了日本、美国、俄罗斯、澳大利亚等国家的商人，在接待工作中做到刚柔相济，冷热结合；察颜观色，随机应变；热情而不卑微，严肃而不失礼，善谈而不浮吹。有一次，日本客商由省市外贸部门同志陪同来厂，在介绍了情况以后，陪同外商到车间生产现场察看，由于该厂棉纱质量过硬，加上接待工作周到，外商甚为满意，并指定要这家厂的棉纱。
　　2、架通企业与政府有关部门的桥梁。目前，企业仍受制于电力、铁路、财税、银行、工商、商检、海关、环保乃至公安消防、卫生防疫等权力部门，加之行业不正之风未能得到根本遏制，有的权力部门往往是门难进、脸难看、话难说、事难办，使得关系复杂微妙，企业行为小心翼翼，步履艰难。面对这种情况，企业办公室要主动上门，经常拜访，疏系，保持联系，为企业领导排忧解难，便于企业正常开展工作。又以杭州二棉厂为例，因该厂有出口任务，与海关部门工作上有联系。为了联络感情，增进友谊，厂办公室在工会等部门配合下，与杭州海关工作人员举行联欢，收到了较好效果。
　　3、架通企业与横向单位的桥梁。企业办公室要本着来的都是客的精神，热情接待前来参观交流、培训实习、咨询服务以及联系工作的客人，在衣、食、住、行及有关活动方面做好周密的安排，在工作上给予积极配合和支持，使他们对本企业留下美好而难忘的印象，从而成为企业的义务“宣传员、信息员”。为此，企业领导人要赋予办公室以小车管理调度、来客招待、开具客饭单等权力。同时，企业办公室人员要积极争取参加有关的横向联系组织。如杭州二棉厂的厂办主任和秘书分别参加了全国部分棉纺织厂办公室主任研究会，全省轻纺系统信息协会、杭州市秘书协会等组织。不仅增进兄弟单位秘书人员之间的友谊，还为厂长出门联系工作创造条件，只要办公室打个电话，对方单位就会从工作到生活做好安排。 

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