略论秘书的协调艺术

2015年11月09日

作为秘书,要高度重视协调工作,认真研究协调艺术,掌握协调的规律和方法,真正成为领导放心、机关信赖的“协调通”。

  一、大事要“硬”协调

  大事是对全局起决定作用的中心工作,是主要矛盾在单位建设中的表现和反映。为此,在进行协调时,秘书要力争做到以下三点。首先,要认真贯彻落实上级的“硬杠杠”。在大事的协调处理上,上级的路线、方针和政策都有明确的内容、标准和要求,这是协调时不可逾越的红线。秘书只有做到烂熟于心,才能在协调时认真执行这些硬性规定,准确无误地落实好上级的相关指示。其次,要弘扬不屈不挠的“硬骨头”精神。紧紧依靠规章制度办事,并不意味着所有的问题都会迎刃而解。在协调工作中,秘书经常会遇到一些意想不到的情况。此时,秘书一定要坚定立场,维护规章制度的权威性,切不可屈从于人为压力变成“软骨头”,做出违背党性原则的事。再次,要保持敢想敢干的“硬脾气”。在大事的协调过程中,秘书不仅要善于发现机构设置、职责分工、政策法规等诸方面的弊端,而且要敢于向上级领导提出合理化建议,改革不合理的机构,修订不完善的政策法规,堵塞不该有的漏洞。总之,秘书要从维护全局利益出发,抓好大事的“硬”协调工作,以实现单位工作的高效、一致、和谐。

  二、急事要“热”协调

  急事的最大特征就是突发性和时效性强,要求处置果断、快速、准确、稳妥,符合客观实际和上级意图。秘书在协调这类事情时,首先,要把握好“火候”。秘书代表的是上级领导和机关,在协调一些突发性事件时,不能越俎代庖,轻易干预下级单位工作的独立自主权。要督促他们及时上报事态发展的趋势,综合方方面面的情况,实时地向上级领导进行请示报告,确定自己界入的*佳时机。其次,要善于趁热打铁。一旦开始协调,秘书就要积极联系相关单位和个人,统一被协调各方的思想。当各方都表现出服从协调的热情和意向时,要紧紧抓住有利时机,趁热打铁,紧锣密鼓,协调一致地完成任务。同时,要及时吸取协调中的经验做法,形成相关的工作预案。再次,要随时保持与领导的热线联系。领导总揽全局,说话有深度、有力度,对协调工作的开展会起到很大的作用。所以,秘书要及时向上级领导汇报事件的进展情况,认真听取他们的指示意见,寻求他们在各方面的支持。总之,秘书用“热加工”的方法处理突发性事件时,要因人、因事、因时而异,快速准确地达到协调目的。

  三、难事要“软”协调

  在协调关系的过程中,下级单位和领导的不配合是件让人头痛的事情。遇到这种情况,秘书要从全局利益出发,采取正确的协调方法。首先,要维护团结,进行软包装。事情发生后,秘书要利用各种场合,维护事发单位和相关人员的形象,减小影响的范围,防止事态进一步扩大。同时,要在在领导面前为其进行相应的“包装”,以免丧失下一步协调的主动性。其次,要放下架子,进行软沟通。出现这些难事,可能是秘书在协调时没有掌握好分寸,有指手划脚的现象,造成协调对象不买自己的帐,并以“这不是我们的职责范围”等理由来进行搪塞。此时,秘书要从尊重对方的角度出发,放下架子,加强沟通,争取得到对方的谅解和支持,共同把事情做好。再次,要冷静应对,进行软处理。在协调过程中,个别单位和个人可能有阳奉阴违、出工不出力的现象。对这种情况,秘书要适当拖一拖,放一放,酝酿一段时间再进行处理,切不可因小事误了大局。总之,当不配合的难事发生时,秘书一定要从减轻事态的影响出发,“软硬兼施”地协调好各方面的关系,为全局工作的顺利进行创造充足的条件。

 

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