秘书资格考试公文写作技巧:

公文的含义

　　公文──就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料，或称文件。

　　公文的特征

　　一、有鲜明的政治性。

　　二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。

　　三、有法定的权威和特定的格式。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言代表制发机关的法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。

　　四、有现实的效用。

　　公文的作用

　　一、有上传下达、互通情报的作用。

　　二、有工作依据和凭证的作用。

　　三、有宣传教育的作用。

　　四、有规定人们行为的规范作用。

　　公文的格式

　　公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关(或机关用章)、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

　　一、标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题三要素。如：《延华集团董事局关于表彰1997年度先进工作者的通知》这一文件标题中，延华集团董事局是发文机关，关于表彰1997年度先进工作者是发文事由，通知是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。

　　二、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关;下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

　　三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。

　　四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

　　五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

　　六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如人事 任免 通知，财务 管理 规定等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

　　七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。

　　八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上××××××(机关)文件，下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星)衬托。

　　九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：国发[1997]5号，代表的是国务院一九九七年第五号发文。国发是国务院的代字，[1997]是年号，(年号要使用方括号[ ])，5号是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置;无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找;在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

　　十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为签发人：×××。

　　十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明绝密、机密、秘密等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

　　十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为急件、紧急、特急几种。